Certyfikat rezydencji to dokument, który poświadcza miejsce zamieszkania osoby fizycznej lub siedzibę w przypadku osób prawnych dla celów podatkowych. Musimy go uzyskać od kontrahenta po to, by podatku u źródła w ogóle nie pobrać lub pobrać go w obniżonej wysokości. Dobra wiadomość jest taka, że od 1 stycznia 2022 r. wprowadzono bardzo pozytywną zmianę: umożliwiono posługiwanie się na stałe (nie tylko w związku z pandemią), kopiami certyfikatów rezydencji, niezależnie od rodzaju i kwoty transakcji. Problemów natomiast przysparzają pewne kwestie praktyczne, które mogą stać się przyczyną sporu z organami podatkowymi – i na tym skupię się w dzisiejszym newsletterze.
Co to jest certyfikat rezydencji?
Jak często w przepisach podatkowych bywa, nie istnieje jeden ustalony wzór certyfikatu rezydencji. Dokument ten może przyjąć różne postacie: od sformalizowanego formularza po zwykłe pismo wysłane przez organy podatkowe.
W świetle polskich przepisów certyfikat rezydencji, niezależnie od formy, musi spełnić następujące kryteria:
- zaświadczać o miejscu zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych (o tym, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w danym państwie),
- zawierać dane pozwalające na identyfikację podatnika oraz co najmniej datę wystawienia (ewentualnie również okres ważności) oraz
- być wydany przez właściwy organ administracji podatkowej danego państwa.
Co istotne, certyfikatu rezydencji nie można zastąpić żadnym innym dokumentem, np. wyciągiem z rejestru spółek innego kraju, potwierdzeniem nadania NIP, potwierdzeniem rejestracji na potrzeby VAT itp.
Nie tylko oryginał, czyli o dopuszczalności kopii certyfikatów
Obecnie elektroniczne certyfikaty rezydencji wydawane przez organy podatkowe są traktowane na równi z ich papierowymi odpowiednikami. Wszelkie inne wersje mogą zostać uznane za kopie certyfikatów rezydencji.
W kwestii kopii certyfikatów, przez wiele lat jedyną dopuszczalną formą certyfikatu był oryginał (ewentualnie kopia poświadczona przez notariusza). Organy podatkowe konsekwentnie odmawiały uznania za certyfikaty skanów lub zdjęć papierowych oryginałów, a także certyfikatów pobranych ze strony internetowej kontrahenta. Takie podejście, począwszy od 2019 r., zaczęło się stopniowo zmieniać, a przełom przyniosły przepisy związane z epidemią COVID-19. Ostatecznie, w ramach pakietu zmian przewidzianych w Polskim Ładzie, w ustawach o PIT i CIT na stałe wprowadzono przepisy dopuszczające możliwość posługiwania się kopiami certyfikatów. Warunek jest taki, by informacje wynikające z przedłożonych kopii certyfikatów rezydencji nie budziły uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Nowe regulacje dotyczą wszystkich rodzajów transakcji, nie posiadają też ograniczenia czasowego ani kwotowego
Dopuszczenie kopii certyfikatów rezydencji należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Jest nadzieja, że zmiana ta zakończy większość sporów z organami podatkowymi, kładąc jednocześnie kres nadmiernemu formalizmowi i dostosowując procedury do współczesnej praktyki obrotu gospodarczego.
Izabela Ścierska-Kulma, doradca podatkowy, Senior Manager w ENODO Advisors. Specjalizuje się w bieżącym doradztwie podatkowym, szczególnie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Jest autorką artykułów i publikacji, a także prelegentką na szkoleniach i konferencjach o tematyce podatkowej.
