Wśród toczących się obecnie dyskusji dotyczących tzw. podatku u źródła najwięcej emocji budzi bez wątpienia kwestia należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta, na rzecz którego dokonujemy płatności.
Jedno nie ulega jednak wątpliwości – aby tego podatku nie pobrać (lub pobrać w obniżonej wysokości), musimy zawsze uzyskać od kontrahenta jego certyfikat rezydencji.
Pomimo jednoznacznego sformułowania tego wymagania, przysparza ono płatnikom szeregu praktycznych wątpliwości, mogących stać się osią sporu z organami podatkowymi.
Czym jest a czym nie jest certyfikat rezydencji?
Nie istnieje jeden ustalony wzór certyfikatu rezydencji. Wydawane są one przez każde państwo zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach krajowych, stąd w praktyce rozbieżności co do ich formy mogą być istotne. Certyfikat może przyjąć różne postacie: od sformalizowanego formularza po zwykłe pismo wysłane przez organy podatkowe.
Zgodnie z polskimi przepisami za certyfikat rezydencji uznaje się zaświadczenie o miejscu zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania/siedziby podatnika. Tym samym, niezależnie od formy, aby zostać uznanym za certyfikat rezydencji, dokument musi spełnić następujące kryteria:
- zaświadczać o miejscu zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych (o tym, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w danym państwie);
- zawierać dane pozwalające na identyfikację podatnika oraz co najmniej datę wystawienia (ewentualnie również okres ważności) oraz
- być wydany przez właściwy organ administracji podatkowej danego państwa.
Należy pamiętać, że certyfikat rezydencji nie może być zastąpiony żadnym innym rodzajem dokumentu – nawet jeśli z tego dokumentu wynika, że wskazany w nim podmiot jest podatnikiem w danym kraju. Stąd, za certyfikat rezydencji nie zostaną uznane m.in. wyciąg z rejestru spółek w danym kraju, potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej, potwierdzenie rejestracji na VAT, potwierdzenie złożenia deklaracji podatkowej, ani też decyzje podatkowe wydane na rzecz podatnika.
Elektroniczne certyfikaty rezydencji – ewolucja w poglądach organów podatkowych
Certyfikaty rezydencji mogą być wydawane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Z uwagi na postępującą cyfryzację, w niektórych krajach w praktyce możliwe jest uzyskanie certyfikatów wyłącznie w formie elektronicznej (np. Irlandia).
W przeszłości organy podatkowe stały na stanowisku, że jeżeli tylko istniała możliwość uzyskania certyfikatu rezydencji w formie papierowej, to uzyskanie certyfikatu w formie elektronicznej nie wiązało się z możliwością zastosowania preferencyjnych stawek podatku u źródła.
Ten nieuzasadniony i kontrowersyjny pogląd został jednakże zmieniony, a obecnie elektroniczne certyfikaty rezydencji traktowane są na równi z ich papierowymi odpowiednikami.
Należy przy tym zauważyć, że certyfikat rezydencji wydany w formie elektronicznej oznacza dokument elektroniczny sporządzony w tej formie przez organy podatkowe. Wszelkie inne wersje mogą już zostać uznane za kopie certyfikatów rezydencji, co w konsekwencji może rzutować na możliwość posługiwania się takimi dokumentami.
Kopie certyfikatów rezydencji – stopniowa liberalizacja przepisów
Przez wiele lat jedyną dopuszczalną formą certyfikatu był oryginał (ewentualnie kopia poświadczona przez notariusza). Organy podatkowe jednoznacznie wykluczały możliwość zastosowania jakichkolwiek innych rodzajów kopii, a przepisy podatkowe również nie dopuszczały w tym zakresie żadnych odstępstw. Na tej podstawie organy podatkowe konsekwentnie odmawiały uznania za certyfikaty rezydencji m.in. skanów/zdjęć papierowych oryginałów lub też certyfikatów pobranych ze strony internetowej kontrahenta (uznanie tych ostatnich za kopie jest co prawda kontrowersyjne, niemniej zostało w ten sposób zakwalifikowane przez organy podatkowe).
Pierwszy wyłom w powyższej zasadzie miał miejsce w 2019 r., kiedy to dopuszczono potwierdzenie miejsca zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli kwota wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu należności z tytułu tzw. usług niematerialnych (np. reklamowych) nie przekraczała 10 000 zł w roku kalendarzowym. Było to więc stosunkowo drobne ustępstwo skierowane, jak się wydaje, przede wszystkim do mniejszych płatników pobierających certyfikaty zamieszczane na stronach internetowych przez podmioty z branży cyfrowej.
Kolejną – zdecydowanie dalej idącą – zmianę w tej zasadzie, przyniosły przepisy związane z epidemią COVID-19, zgodnie z którymi w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a także w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych może być potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
Wygląda na to, że powyższa, przejściowa zmiana, została uznana za zasadną, gdyż w ramach pakietu nowelizacji przewidzianych w Polskim Ładzie, już bezpośrednio w ustawach o PIT oraz o CIT, znalazły się również przepisy dopuszczające możliwość posługiwania się kopiami certyfikatów, pod warunkiem, że informacje wynikające z przedłożonych kopii certyfikatów rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Nowe regulacje mają dotyczyć już wszystkich rodzajów transakcji. Nie posiadają też ograniczenia czasowego.
Niezależnie od pozostałych zmian wprowadzanych w ramach Polskiego Ładu, tę konkretną należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Miejmy nadzieję, że jej wprowadzenie stanowić będzie zarazem zakończenie większości sporów z organami podatkowymi, wynikających z nadmiernego formalizmu, całkowicie nieprzystosowanego do współczesnej praktyki obrotu gospodarczego i spotykającego się z uzasadnionym zdziwieniem kontrahentów współpracujących z polskimi podmiotami.
Piotr Zaremba, doradca podatkowy współpracujący z ENODO Advisors. Specjalizuje się w podatku dochodowym od osób prawnych.
