Nowe przepisy o poborze podatku u źródła od wypłat powyżej 2 mln PLN zostały odroczone o kolejne pół roku. Wymogi należytej staranności obowiązują jednak od początku 2019 roku. Co należy wziąć pod uwagę przy stosowaniu niższych stawek lub zwolnień?
Nowe przepisy
Dwie istotne kwestie związane z nowymi zasadami poboru podatku u źródła to:
- 19 czerwca Minister Finansów opublikował projekt objaśnień do nowych przepisów dotyczących procedury poboru podatku u źródła (WHT).
- 28 czerwca Minister Finansów wydał rozporządzenie, które ponownie odroczyło wejście w życie przepisu dotyczącego obowiązku poboru WHT od kwot powyżej 2 mln PLN do jednego kontrahenta – tym razem do końca 2019 r. Wprowadzenie takiego obowiązku (jako nowej zasady wiążącej płatników) wywołało wiele dyskusji i komentarzy. Z uwagi na rozporządzenie, ten problem został odsunięty w czasie.
Niezależnie od rozporządzenia, od początku 2019 r. bezwarunkowo obowiązuje inna istotna zmiana w przepisach o WHT –płatnik zobowiązany jest do dochowania należytej staranności przy weryfikacji czy warunki do zastosowania obniżonej stawki WHT lub zwolnienia z WHT w stosunku do danej płatności zostały spełnione. Na obowiązek ten nie wpływa ww. rozporządzenie, natomiast w świetle projektu objaśnień można wskazać jakie wymogi stawia płatnikom MF. W tej chwili to nowelizacja w zakresie należytej staranności zasługuje na Państwa szczególną uwagę, gdyż wynikają z niej istotne praktyczne skutki – zmiana, chociaż pozornie subtelna, jest bardzo znacząca.
Po analizie objaśnień uważamy, że wymagania wobec płatników są bardzo rozbudowane i niekoniecznie proporcjonalne. Nakazując znacznie dokładniejszą weryfikację kontrahentów, w praktyce utrudniają spełnienie warunków zwolnień czy zastosowania obniżonej stawki WHT (można mówić w naszej ocenie o zaostrzeniu warunków preferencji w WHT).
W jaki sposób?
O tym czytamy w projekcie objaśnień, z których wybraliśmy poniżej najistotniejsze zagadnienia:
- Płatnicy w przypadku każdej płatności powinni sprawdzać status “rzeczywistego właściciela” odbiorcy należności podlegającej WHT (nawet gdy przepisy podatkowe wprost nie odwołują się do tego pojęcia).
- W konsekwencji w każdym przypadku (także w odniesieniu do dywidend) należy sprawdzać, czy kontrahent nie jest np. pośrednikiem, jak również czy prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą. W tym celu płatnik powinien zweryfikować dalsze losy wypłacanych należności, oraz to, czy kontrahent posiada zasoby do prowadzenia działalności w państwie siedziby (tzw. substancja majątkowo-osobowa). Jeżeli takich zasobów nie ma, płatnik co do zasady nie powinien stosować zwolnień czy obniżonych stawek.
- A jakie konkretnie okoliczności należy sprawdzić w tym zakresie? Objaśnienia operują pewnymi przykładami, które dotyczą m.in. odpowiedniej placówki, zasobów ludzkich, miejsca zarządu, strumieni przychodów, czy decyzyjności osób pracujących u odbiorcy należności. Zasoby mają być proporcjonalne do charakteru działalności, jednak nawet w przypadku holdingów muszą one rzeczywiście występować w państwie siedziby. Każdy przypadek będzie wymagał indywidualnego podejścia.
- Z pewnością płatnicy powinni wykluczyć, że odbiorca należności jest wyłącznie tzw. skrzynką pocztową (ang. letter-box entity), podmiotem „wirtualnym”, nie posiadającym rzeczywistej placówki – tego rodzaju odbiorcy nie mogą zdaniem MF korzystać ze zwolnień i obniżonych stawek.
- Nie można wykluczyć wpływu objaśnień na kontrole za okresy przed 2019 r.
Ważne jest także, że według MF istnieją dwa standardy należytej staranności płatników. Wyższe standardy obowiązują przy płatnościach dokonywanych do podmiotów powiązanych, natomiast w przypadku płatności do podmiotów niepowiązanych (np. zewnętrznych dostawców) wymogi są nieco mniej restrykcyjne”.
Podmioty niepowiązane a odroczenie nowych przepisów o poborze WHT
W przypadku mniejszych kwotowo wypłat dokonywanych na rzecz podmiotów niepowiązanych (np. płatności nieprzekraczających 500 tys. PLN w roku kalendarzowym), wystarczające do dochowania należytej staranności powinno być posiadanie certyfikatu rezydencji odbiorcy płatności i oświadczenia odbiorcy płatności potwierdzającego okoliczności na podstawie których do danej płatności może znaleźć zastosowanie zwolnienie z WHT/obniżona stawka WHT.
Będzie to wystarczające oczywiście pod warunkiem, że inne okoliczności nie sugerują, że zwolnienie może zostać zakwestionowane. W naszej ocenie warto przy tym ze starannością podejść do przygotowania takich oświadczeń, aby nie obejmowały jedynie samego potwierdzenia, że zwolnienie przysługuje, ale prezentowały także pewną wartość w zakresie weryfikacji faktów.
W przypadku dokonywania większych płatności do podmiotów niepowiązanych, powinniście Państwo dokonywać dodatkowo okresowej weryfikacji czy: i) adres podmiotu niepowiązanego jest rzeczywistym adresem (np. poprzez rozmowę telefoniczną), ii) czy przekazany certyfikat rezydencji zawiera rzeczywiste i aktualne dane. Weryfikacja certyfikatu rezydencji powinna zostać dokonana na podstawie posiadanych dokumentów i informacji takich jak umowy lub faktury, jak również na podstawie danych dostępnych publicznie.
W przypadku najistotniejszy płatności MF sugeruje, że weryfikacja może zostać przeprowadzona np. w oparciu o raport niezależnego audytora dotyczący działalności odbiorcy (np. na podstawie badania dokumentów, substancji biznesowej, czy przepływów finansowych tego podmiotu).
Podmioty powiązane a odroczenie nowych przepisów o poborze WHT
Chcąc wypełnić wymogi stawiane przez MF, powinno się przeprowadzić dokładną weryfikację i zebrać szczegółowe, wiarygodne informacje oraz zgromadzić rozbudowaną dokumentację dotyczącą w szczególności substancji ekonomicznej odbiorcy, przepływów finansowych między podmiotami w grupie oraz roli poszczególnych podmiotów w strukturze grupy.
Zakres badania podmiotów powiązanych w ocenie MF powinien być zatem szeroki. Informacje/dokumenty które powinny zostać uzyskane od podmiotu powiązanego mogą obejmować m.in. opis zakresu działalności oraz struktury zarządczej/organizacyjnej odbiorcy płatności, sprawozdania finansowe odbiorcy płatności, jak również lokalną dokumentację cen transferowych (ang. local file).
Uzyskanie raportu/opinii niezależnego audytora/doradcy podatkowego, który potwierdzałby że odbiorca danej płatności jest jej “rzeczywistym właścicielem”, powinno pozytywnie wpływać na dochowanie należytej staranności przez płatnika. Taki raport/opinia może również zostać wykorzystany w postępowaniu o zwrot WHT, (potencjalnie) przyspieszając je.
Nowe przepisy w połączeniu z objaśnieniami stawiają przed płatnikami WHT duże wyzwanie. W praktyce konieczne może być przeprowadzenie dokładnego przeglądu płatności zagranicznych i wdrożenie nowych, szczególnych procedur dotyczących weryfikacji kontrahentów, zwłaszcza mając na uwadze znaczący zakres dokumentów/informacji które powinny zostać zebrane w przypadku dokonywania płatności do podmiotów powiązanych.
Treść projektu objaśnień może jeszcze ulec zmianie. Niemniej jednak kierunek zaprezentowany już przez MF nie powinien ulegać zmianom na niekorzyść adresatów przepisów z zakresu WHT. W konsekwencji, teoretycznie wszelkie zmiany do projektu objaśnień powinny zmierzać raczej do ograniczenia obowiązków związanych z wprowadzeniem nowych przepisów. W naszej ocenie jednak prawdopodobieństwo istotnego rozluźnienia podejścia MF nie jest wysokie.
Izabela Ścierska – Kulma, doradca podatkowy, senior manager w Enodo Advisors
Michał Hryszko, radca prawny, senior associate w Enodo Advisors
Jarosław Józefowski, radca prawny, associate w Enodo Advisors
