Konstrukcja „Pay and Refund” pojawiła się w 2019 roku wraz z innymi istotnymi zmianami w WHT, ale stosowanie przepisów zostało zawieszone na trzy lata. W 2022 roku mechanizm „Pay and Refund” wraca, ale w zmienionej formie.
W największym skrócie mechanizm „Pay and Refund” sprowadza się do konieczności poboru podatku u źródła według stawki podstawowej, a następnie wnioskowania do urzędu skarbowego o zwrot nadpłaty. Skorzystanie ze zwolnień i preferencji jest zatem możliwe dopiero następczo. Zasadniczo mechanizm ten dotyczy wypłat należności podlegających WHT od wartości przekraczającej łącznie kwotę 2 000 000 zł na rzecz tego samego podatnika w roku podatkowym obowiązującym u płatnika.
Podobne rozwiązanie stosowane jest w innych krajach OECD, m.in. w Niemczech, Austrii, Szwecji, czy Szwajcarii. Zmiany dotyczące tego mechanizmu obowiązujące od 2022 r. należy ocenić pozytywnie.
Które płatności obejmuje omawiany mechanizm „Pay and Refund”?
Znowelizowana konstrukcja „Pay and Refund”maznacznie ograniczony zakres w stosunku do poprzednich regulacji (co jest niewątpliwie korzystne dla podatników) i obejmuje płatności przekraczające 2 000 000 zł w roku podatkowym dotyczące:
- dywidend i innych przychodów z udziałów w zyskach osób prawnych,
- odsetek,
- należności licencyjnych
– wypłacane na rzecz podmiotów powiązanych niebędących polskimi rezydentami podatkowymi. Mechanizm ten zastosujemy jedynie do nadwyżki wypłacanej kwoty ponad 2 000 000 zł w roku podatkowym.W świetle aktualnie obowiązujących przepisów, mechanizm „Pay and refund” nie dotyczy:
- płatności na rzecz polskich rezydentów podatkowych,
- płatności z tytułu usług niematerialnych (świadczeń doradczych, księgowych, usług prawnych itp.),
- płatności na rzecz podmiotów niepowiązanych,
- opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej.
Jak ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku?
Skoro mechanizm „Pay and Refund” każe nam najpierw płacić podatek u źródła według stawki podstawowej, a dopiero później wnioskować o zwrot nadpłaty, kluczowe jest pytanie, jak uzyskać zwrot.
Przede wszystkim kilka słów o tym, kto może złożyć wniosek o zwrot podatku WHT – jest to:
- podatnik, w tym nierezydent,
- płatnik, który wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku (o tym, kto go ponosi powinny rozstrzygać zapisy umowne).
Jeżeli chodzi o tryb, to należy zacząć od tego, że nie mają tu zastosowania przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące „zwykłego” zwrotu nadpłaty. Mamy natomiast do czynienia z odrębnym, szczególnym rodzajem postępowania. Różnica polega na tym, że ustawodawca wskazuje konkretnie, jakie dokumenty należy przedłożyć, jeśli chce się otrzymać zwrot nadpłaconego podatku u źródła. Do wniosku składanego w formie elektronicznej na urzędowym formularzu należy dołączyć:
- certyfikat rezydencji podatnika,
- dokumentację dotyczącą przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia lub przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku;
- dokumentację dotyczącą zobowiązania do wypłaty należności;
- oświadczenie podatnika, że w stosunku do wypłacanych należności spełnione zostały warunki;
- oświadczenie podatnika, że w odniesieniu do czynności, w związku z którą składany jest wniosek o zwrot podatku, podatnik jest podmiotem, na którym ciąży obowiązek podatkowy, a także oświadczenie podatnika, że spółka albo zagraniczny zakład jest rzeczywistym właścicielem wypłacanych należności
- oświadczenie podatnika, że prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby podatnika dla celów podatkowych, z którą wiąże się uzyskany przychód – w przypadku, gdy należności są uzyskiwane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą;
- dokumentację wskazującą na ustalenia umowne, z powodu których płatnik wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku;
- uzasadnienie wnioskodawcy, że spełnione są warunki będące przedmiotem oświadczeń.
Złożenie wniosku powinno być oczywiście poprzedzone stosowną analizą, która pozwoli ustalić czy faktycznie warunki do zwolnienia są spełnione, czy oświadczenia są prawdziwe oraz czy zwrot rzeczywiście przysługuje. Przedłożona dokumentacja powinna również pozwalać na przygotowanie odpowiedniego uzasadnienia wniosku o zwrot.
Jeżeli do wniosku nie załączono wymaganej dokumentacji, organ podatkowy wezwie wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.
Na zwrot nadpłaty WHT możemy poczekać aż 6 miesięcy od złożenia wniosku w tej sprawie, przy czym organ podatkowy ma niestety możliwość przedłużenia tego terminu. Tak naprawdę dopiero praktyka, a dokładnie liczba składanych wniosków, pokaże jak długi będzie czas oczekiwania. Tak czy inaczej, lepiej uzbroić się w cierpliwość.
Kto nie może czekać powinien natomiast rozważyć możliwości niepobierania podatku.
Wyłączenia z mechanizmu „Pay and Refund”
Kiedy możemy nie stosować tego mechanizmu? Dwie najważniejsze opcje są następujące:
- posiadamy wydaną przez organ podatkowy opinię o zastosowaniu preferencji, potwierdzającą prawo do zastosowania zwolnienia lub niższej stawki podatku (będzie o niej mowa szerzej w następnym newsletterze),
- złożymy oświadczenie o posiadaniu wymaganych dokumentów oraz przeprowadzeniu weryfikacji. Chodzi tu sytuację, w której płatnik oświadcza, że odpowiednio zbadał podatnika i dana należność może być mu wypłacona z zastosowaniem stawki wynikającej z UPO lub zastosowania zwolnienia, bez konieczności poboru podatku u źródła wg stawki podstawowej (w tym wypadku przeprowadzona weryfikacja powinna być bardzo rzetelna, żeby nie narażać osób podpisujących na konsekwencje karno-skarbowe!).
Uwaga na prawidłowe zakwalifikowanie płatności!
W nowych przepisach o WHT jest zapis zgodnie z którym, jeśli doszło do wypłaty należności, która bez uzasadnionych przyczyn ekonomicznych nie została zakwalifikowana jako płatność podlegająca „Pay and refund”, to mechanizm i tak musi być stosowany. Aby uniknąć zastrzeżeń ze strony organów podatkowych trzeba przeanalizować i właściwie zakwalifikować poszczególne płatności.
Izabela Ścierska-Kulma, doradca podatkowy, Dyrektor w ENODO Advisors. Specjalizuje się w bieżącym doradztwie podatkowym, szczególnie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Jest autorką artykułów i publikacji, a także prelegentką na szkoleniach i konferencjach o tematyce podatkowej.
